S licencemi k softwaru se dnes musí vypořádat každá firma. Dobrá znalost licenčních programů může přinést značné úspory, neznalost může naopak znamenat zbytetečné výdaje, případně vést až k porušování licenčních ujednání a patřičným následkům.
Dynamics AX 2012 přichází s novým licenčním modelem, který je podobný licencování jiných produktů Microsoftu a přináší i další výhody. Tento článek si klade za cíl seznámit se základními koncepty licencování Dynamics AX 2012 a uvést odkazy na zdroje podrobnějších informací.
Principy
Hlavní změna spočívá v tom, že se již nelicencují jednotlivé aplikační moduly (např. HRM) – zákazník může automaticky používat všechny veškerou funkcionalitu (licence se samozřejmě netýká rozšíření dodávaných třetími stranami).
Pro licencování Dynamics AX 2012 existují dva modely:
- „Normální“ instalace – model používající serverové a klientské licence
- Hostovaná řešení – model Per Subscriber
Hostovaná řešení jsou mimo záběr tohoto článku – více informací lze nalézt v Dynamics AX 2012 Licensing Guide – Partner Edition (viz odkazy na konci článku).
Serverová licence pokrývá jednu instanci aplikačního serveru (AOS) a veškerou byznys logiku Dynamics AX 2012. Více AOS logicky vyžaduje více serverových licencí.
Klientské licence (Client Access License, CAL) se dělí na dva základní typy:
- Licence uživatele (User CAL) – licence pro konkrétního uživatele AX (named user)
- Licence zařízení (Device CAL) – licence pro zařízení, které mohou používat různí uživatelé
Všimněte si, že zde není žádná licence na počet současně přihlášených uživatelů (concurrent user licensing). Všichni uživatelé, kteří musí mít uživatelskou licenci do AX (externí uživatelé ji mít nemusí, viz níže), musí mít vlastní licenci. Také to znamená, že všichni licencovaní uživatelé mohou systém používat zároveň.
Také licence External Connector již v novém licenčním modelu neexistuje (což asi mnohé potěší).
Licence na související software, včetně toho nezbytného pro běh Dynamics AX (Windows, SQL Server, případě SharePoint Server), nejsou zahrnuty v licencích Dynamics AX 2012. Nezapomeňte, že efektivní licencování vyžaduje také plánování a znalost licenčních modelů těchto produktů.
Uživatelské licence (User CAL)
Uživatelské licence se dělí na čtyři typy, podle úrovně oprávnění:
- Enterprise User
- Functional User
- Task User
- Self Serve User
Nižší licence než Enterprise User mohou používat pouze některé funkce Dynamics AX. Každý typ zahrnuje i oprávnění všech nižších typů, takže třeba Task User zahrnuje i oprávnění Self Serve User.
Samozřejmě čím vyšší licence, tím vyšší cena. Později lze nižší licenci přeměnit na vyšší licenci zaplacením rozdílu v ceně (tzv. step-up). Opačný postup možný není.
Klientská licence dává uživateli právo přistupovat k Dynamics AX bez ohledu na způsob přístupu – může použít AX klient, webový portál, jiný produkt komunikující s Dynamics AX přes web service a tak dále.
Popis jednotlivých typů User CAL včetně příkladů naleznete zejména v Apendixu A License Guide.
Kdo nepotřebuje licenci?
Uživatelskou licenci nepotřebují externí uživatelé z jiných společností, které nejsou k dané společnosti žádným způsobem přidruženy. Raději odcituji z License Guide v originálním znění:
Third party users are users that are not either (i) your or your affiliates’ employees, or (ii) your or your affiliates’ contractors or agents. In this sense, the definition of third party users does not extend to onsite contractors, vendors and users performing business processes on your behalf.
Položky menu (menu items)
Požadovaný typ licence je přiřazen přímo v AOT ke vstupním bodům (entry points) funkcionality, například položkám menu (menu items). Vstupní body se pak seskupují do privilegiií (privileges), funkcí (duties; jsem zvědav, jak to přeloží Microsoft) a rolí (security roles).
Microsoft zveřejnil Excelový sešit se seznamem položek menu seskupených dle požadovaného typu CAL. To může být užitečné například při plánování nových rolí.
Pokud chcete rychle zjistit, jaké role mají přístup k nějaké položce menu, můžete také použít funkci View related security roles v kontextové nabídce v AOT.
Bezpečnostní role
Každý uživatel musí mít v Dynamics AX přiřazenu alespoň jednu bezpečnostní roli (security role). Ta definuje, jaké úkoly může daný uživatel provádět a v důsledku také požadovanou licenci. Uživatel potřebuje takovou licenci, která pokrývá všechna oprávnění přiřazená jeho rolím. Má-li uživatel například dvě role, z nichž jedna obsahuje pouze oprávnění vyžadující licenci Functional User a druhá obsahuje i prvky vyžadující licenci Enterprise User, uživatel musí mít licenci Enterprise User.
Dynamics AX obsahuje řadu předdefinovaných rolí (např. Accountant nebo Security administrator) a tyto role je možné měnit či vytvářet nové.
Pro základní představu o potřebných licencích by bylo užitečné vědět, jakou ta která předdefinovaná role vyžaduje licenci. Kupodivu se mi takový seznam nepodařilo nikde nalézt, nicméně jsem ho z AX2012 generoval (ke stažení zde) pomocí jednoduchého skriptu. Pokud je ten výstup správný, rolí vyžadujících jen licenci Self Serve User nebo Task User skutečně mnoho není.
Licence zařízení
Licence zařízení umožňují licencovat fyzická zařízení a vyhnout se tak nutnosti pořizovat licenci pro každého uživatele. Licence zařízení jsou dvě:
- Device CAL
- Limited Device CAL
I přes podobný název jsou to dvě samostatné licence a nemají příliš mnoho společného.
Device CAL umožňuje používat funkce systému pro Warehouse Management nebo call centrum. Žádné jiné systémy podporované nejsou a také nelze používat jiné funkce Dynamics AX. Pokud by chtěl uživatel například zadávat do systému své cestovní výkazy, potřebuje uživatelskou licenci Self Serve User.
Limited Device CAL umožňuje jednoúčelovému zařízení přistupovat nepřímo k Dynamics AX a asynchronně plnit data za použití přechodného úložiště dat. Všechny zdroje uvádí jen dva příklady: čtečky čárových kódů a RFID zařízení.
Znění licence dle mého výkladu znamená, že jakékoli řešení, které přímo posílá data do Dynamics AX, nevyhovuje podmínkám této licence. Zařízení musí data někde ukládat (například přímo ve čtečce čárových kódů) a teprve později je odeslat do ERP systému.
Také je automaticky vyloučeno každé víceúčelové zařízení.
Report počtu uživatelů
Dynamics AX 2012 obsahuje report, který porovnává počet a typ vlastněných licencí s počtem a oprávněními uživatelů definovaných v systému. Má-li například deset uživatelů přístup k funkcím vyžadujících Enterprise User license a zakoupených licencí je jen osm, je nutné dokoupit dvě licence Enterprise User nebo dvěma uživatelům omezit oprávnění. Jen nezapomeňte, že report nezahrnuje licence zařízení.
Report lze spustit v Dynamics AX ze System administration > Reports > Licensing > Named User License Counts a jeho výstup vypadá nějak takto:
Report ukazuje, že mám v systému sedm uživatelů, kteří potřebují Enterprise User CAL, a jednoho, který má přístup jen k omezenější sadě funkcí a stačí mu Functional User CAL.
K tomu, aby tento report obsahoval aktuální data, je třeba spustit dávkovou úlohu Named user license count reports processing. Lze jí přidat do naplánových úloh zavoláním SysUserLicenseMiner::createBatchJob().
Upgrade na AX2012
Zákazníci využívající Business Ready Enhancement Plan nemusí investovat do licencí znovu. Jejich existující licence mohou být převedeny na licence Dynamics AX 2012 jednou z následujících možností:
- Credit Based Upgrade – zákazník obdrží nové licence v peněžní hodnotě dříve zakoupených licencí
- Formula Based Upgrade – existující licence budou převedeny na licence AX2012 zvláštním konverzním poměrem (pouze pro zákazníky, kteří si pořídí Dynamics AX před 1.11.2011)
Více viz v Upgrade Policy.
Závěr
Licenční model Dynamics AX 2012 zpřístupňuje všem zákazníkům veškerou funkcionalitu, což je velmi pozitivní zpráva. Důležité bude správně definovat role a oprávnění jednotlivých uživatelů, protože to má krom jiného dopad i na cenu potřebných licencí. V určitých případech je možné využít licence zařízení (pozor, jejich definice je jiná než pro AX2009), ale mají mnoho omezení.
Doufám, že tento článek pomůže porozumnět licencování Dynamics AX 2012. Nezapomeňte ale, že se jedná jen o stručný a neutoritativní výtah. Určitě si prostudujte alespoň License Guide a FAQ.
Odkazy
PartnerSource – Pricing and Licensing
Licensing Guide – edice pro partnery
Licensing Guide – edice pro zákazníky
Pricing and Licensing FAQ
License Terms
Menu Items – Defining User Client Access Licenses
Mapování bezpečnostních rolí na typ CAL
Upgrade Policy